মাইক্রোসফ্ট এক্সেল হল স্প্রেডশীট সফ্টওয়্যার যা ব্যবহারকারীদের সারি এবং কলাম দ্বারা বিভক্ত কোষগুলির একটি সিস্টেম ব্যবহার করে সূত্র সহ তথ্য সংগঠিত করতে, বিন্যাস করতে এবং গণনা করতে দেয়।
এক্সেলে ড্রপ-ডাউন তালিকার ধারণাটি বুঝুন
কিভাবে Excel এ একটি ড্রপডাউন তালিকা তৈরি করতে হয় সে সম্পর্কে বিস্তারিত জানার আগে, আমাদের প্রথমে এক্সেলে একটি ড্রপডাউন তালিকা কী তা ভালোভাবে বুঝতে হবে। একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা, চেকবক্স নামেও পরিচিত নির্বাচন বা ড্রপডাউন মেনু, একটি এক্সেল বৈশিষ্ট্য যা ব্যবহারকারীদের একটি পূর্বনির্ধারিত তালিকা থেকে একটি মান নির্বাচন করতে দেয়।
এটি বিভিন্ন পরিস্থিতিতে দরকারী। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি ম্যানুয়ালি ডেটা প্রবেশ করেন এবং এমন কিছু মান থাকে যা সাধারণ এবং প্রায়শই পুনরাবৃত্তি হয়, আপনি ডেটা এন্ট্রি প্রক্রিয়াটিকে দ্রুত করার জন্য সেই মানগুলির জন্য একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করতে পারেন।
ড্রপ-ডাউন তালিকার জন্য ডেটা প্রস্তুত করা হচ্ছে
এক্সেলে একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করার প্রথম ধাপ হল যে ডেটা আপনি তালিকায় উপস্থিত করতে চান তা প্রস্তুত করা। এই তালিকায় নাম, শহর, সংখ্যা বা আপনার প্রয়োজনীয় অন্য কিছুর তালিকা থেকে যেকোনো কিছু অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে।
ড্রপডাউন তালিকার জন্য ডেটা প্রস্তুত করার ধাপগুলি এখানে রয়েছে:
- এক্সেল খুলুন এবং একটি নতুন স্প্রেডশীট তৈরি করুন বা বিদ্যমান একটি ব্যবহার করুন।
- একটি খালি কলাম বা সারিতে, ড্রপ-ডাউন তালিকায় আপনি যে ডেটা দেখাতে চান তা টাইপ করুন। প্রতিটি এন্ট্রি একটি পৃথক কক্ষে হতে হবে।
আপনি সমস্ত ডেটা প্রবেশ করার পরে, আপনি এটি নির্বাচন করতে পারেন এবং উপরের বাম কোণে নাম বাক্সের মাধ্যমে একটি নাম দিতে পারেন।
ড্রপডাউন তালিকা তৈরি করা হচ্ছে
একবার আপনি আপনার প্রস্তুত উপাত্ত এবং আপনি তাদের একটি দিয়েছেন Nombre, আমরা ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরির প্রক্রিয়া শুরু করতে পারি:
- আপনি যেখানে ড্রপডাউন তালিকা রাখতে চান সেই ঘরটি নির্বাচন করুন।
- প্রধান মেনু বারে 'ডেটা' ট্যাবে ক্লিক করুন।
- 'ডেটা টুলস' গ্রুপে, 'ডেটা ভ্যালিডেশন' এ ক্লিক করুন।
আপনাকে এখন একটি 'ডেটা ভ্যালিডেশন' উইন্ডো উপস্থাপন করা হবে যেখানে আপনি নির্বাচিত ঘরের নিয়মগুলি কনফিগার করতে পারবেন।
তথ্য যাচাইকরণ নিয়ম কনফিগার করা হচ্ছে
এক্সেলে ড্রপডাউন তালিকা তৈরির শেষ ধাপ হল ডেটা যাচাইকরণের নিয়মগুলি কনফিগার করা:
- 'ডেটা ভ্যালিডেশন' উইন্ডোতে, 'সেটিংস' ট্যাবে ক্লিক করুন।
- 'অনুমতি দিন' শিরোনামের অধীনে, ড্রপডাউন থেকে 'তালিকা' নির্বাচন করুন।
- 'অরিজিন' ফিল্ডে, আপনি আপনার ডেটা যে নাম দিয়েছেন তা টাইপ করুন এবং 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন।
এই সময়ে, আপনার একটি থাকা উচিত এক্সেলে ড্রপ ডাউন তালিকা যা প্রবেশ করা ডেটা প্রতিফলিত করে। আপনি যে ঘরে ড্রপডাউন তালিকা কনফিগার করেছেন সেটি নির্বাচন করে এবং তীরটিতে ক্লিক করে আপনি এটি পরীক্ষা করতে পারেন।
আপনার ড্রপডাউন তালিকা ব্যবহার এবং সংশোধন করা
আপনার ড্রপডাউন তালিকা ইতিমধ্যেই তৈরি করা হয়েছে, আপনি কেবল তালিকার সাথে যেকোন ঘর নির্বাচন করে এবং একটি এন্ট্রি নির্বাচন করে এটি ব্যবহার করতে পারেন। তালিকা পরিবর্তন করতে বা বৈধতা ডেটা পরিবর্তন করতে, কেবল পূর্ববর্তী পদক্ষেপগুলি পুনরাবৃত্তি করুন৷
মনে রাখবেন যে Excel-এ ড্রপ-ডাউন তালিকাগুলি একটি সময়-সংরক্ষণের সরঞ্জাম যা ডেটা এন্ট্রির দক্ষতা এবং নির্ভুলতা উন্নত করে৷ এটি একটি অপরিহার্য দক্ষতা যা সমস্ত এক্সেল ব্যবহারকারীদের জানা উচিত।