কীভাবে জিমেইল এবং আপনার গুগল অ্যাকাউন্টে দক্ষতার সাথে জায়গা খালি করবেন

হোম » অ্যান্ড্রয়েড » জিমেইল এবং আপনার গুগল অ্যাকাউন্টে দক্ষতার সাথে জায়গা খালি করার উপায়

আপনি যদি বছরের পর বছর ধরে আপনার গুগল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে থাকেন, তাহলে একদিন সেই ভয়ংকর জিমেইল সতর্কবার্তাটি পাওয়া খুবই স্বাভাবিক : আপনার স্পেস ফুরিয়ে আসছে । ড্রাইভে থাকা পুরোনো ইমেইল, বড় আকারের অ্যাটাচমেন্ট, ছবি এবং ডকুমেন্টের কারণে সেই ১৫ জিবি ফ্রি স্টোরেজ (অথবা আপনার কোম্পানি বা বিশ্ববিদ্যালয়ের ওয়ার্কস্পেসের বরাদ্দ) আপনার প্রত্যাশার চেয়েও দ্রুত ভরে যায়।

সুখবরটি হলো যে, কয়েকটি সুচিন্তিত পদক্ষেপের মাধ্যমে আপনি কোনো গুরুত্বপূর্ণ তথ্য না হারিয়েই মাত্র কয়েক মিনিটের মধ্যে অনেক গিগাবাইট জায়গা পুনরুদ্ধার করতে পারবেন । এই নির্দেশিকায়, আপনি ধাপে ধাপে এবং নির্দিষ্ট কিছু টিপসের সাহায্যে দেখতে পাবেন, কীভাবে Gmail, Drive, Google Photos এবং Google One পরিষ্কার করে আপনার স্টোরেজের সর্বোচ্চ ব্যবহার নিশ্চিত করবেন এবং অনিচ্ছা সত্ত্বেও অতিরিক্ত জায়গার জন্য অর্থ প্রদান করা থেকে বিরত থাকবেন।

আপনার গুগল অ্যাকাউন্টে কী জায়গা দখল করছে তা কীভাবে খুঁজে বের করবেন

হুট করে কিছু মুছে ফেলার আগে, জায়গাটি কোথায় যাবে সে সম্পর্কে পরিষ্কার ধারণা থাকা অত্যন্ত জরুরি : সেটি ইমেল, ড্রাইভ ডকুমেন্ট, নাকি ছবি ও ভিডিওর জন্য।

এটি দেখার সবচেয়ে দ্রুত উপায় হলো drive.google.com/drive/quota- তে যাওয়া । এই পেজটি আপনাকে আপনার ড্রাইভ ফাইলগুলোর একটি তালিকা দেখায়, যা বড় থেকে ছোট ক্রমে সাজানো থাকে। এছাড়াও, গুগল ড্রাইভ, জিমেইল এবং গুগল ফটো জুড়ে আপনি কী পরিমাণ স্টোরেজ ব্যবহার করছেন , সেটাও দেখা যায়। এটি আপনাকে বুঝতে সাহায্য করবে যে কোথায় আপনার প্রচেষ্টা কেন্দ্রীভূত করা উচিত: হতে পারে সমস্যাটা ইমেইলের জন্য ততটা নয়, বরং ড্রাইভে থাকা একগাদা বিশাল ভিডিও অথবা ভুলে যাওয়া ব্যাকআপের জন্য।

আপনার অ্যাকাউন্টটি যদি গুগল ওয়ার্কস্পেস ব্যবহারকারী কোনো ব্যবসা, স্কুল বা বিশ্ববিদ্যালয়ের অ্যাকাউন্ট হয়, তবে মনে রাখবেন যে আপনার স্টোরেজের সীমা আপনার লাইসেন্স বা অ্যাডমিনিস্ট্রেটর দ্বারা নির্ধারিত হয় । কিছু প্রতিষ্ঠান সীমাহীন স্টোরেজ থেকে নির্দিষ্ট কোটায় (যেমন, কর্মীদের জন্য ২০০ জিবি, শিক্ষার্থীদের জন্য ৫০ জিবি, বা এমনকি প্রাক্তন শিক্ষার্থীদের জন্য ১ জিবি) পরিবর্তিত হয়েছে। আপনি যদি এই বিভাগগুলির কোনোটির অন্তর্ভুক্ত হন, তবে এই পরিষ্করণ আরও বেশি গুরুত্বপূর্ণ।

এও মনে রাখবেন যে, খালি জায়গার তথ্য সবসময় সঙ্গে সঙ্গে আপডেট হয় না । কখনও কখনও, অনেক ফাইল বা ইমেল মুছে ফেলার পর, উপলব্ধ জায়গার সঠিক চিত্র দেখাতে কয়েক ঘণ্টা বা এমনকি কয়েক দিনও লেগে যেতে পারে। যদি আপনি সঙ্গে সঙ্গে পরিবর্তনটি দেখতে না পান, তবে চিন্তিত হবেন না।

আপনার অ্যাকাউন্টের সবকিছুই জায়গা দখল করে: ইমেল (স্প্যাম এবং ট্র্যাশ সহ), ড্রাইভ ফাইল এবং গুগল ফটোস থেকে নেওয়া ছবি/ভিডিও । মূল বিষয় হলো প্রথমে সবচেয়ে বড় ফাইলগুলো গোছানো: বড় অ্যাটাচমেন্ট, ভিডিও এবং ব্যাকআপ।

গুগল ড্রাইভে বড় ফাইল পরিষ্কার করুন

স্টোরেজের একটি উল্লেখযোগ্য অংশ প্রায়শই গুগল ড্রাইভে থাকে, বিশেষ করে ভিডিও, বড় পিডিএফ, ব্যাকআপ এবং সফটওয়্যারের মতো বড় ফাইলগুলো । সেখান থেকে শুরু করলে মাত্র কয়েক মিনিটের মধ্যেই গিগাবাইট জায়গা খালি করা সম্ভব।

drive.google.com/drive/quota- তে যান । সেখানে আপনি আপনার সমস্ত ফাইল আকার অনুযায়ী, বড় থেকে ছোট ক্রমে সাজানো দেখতে পাবেন। তালিকার উপরের দিকের ফাইলগুলো দেখুন: এগুলো সাধারণত ভিডিও, কম্প্রেস করা ফাইল (ZIP, RAR), বড় আকারের ছবি, অথবা এমন সব টেকনিক্যাল ডকুমেন্ট যা আপনার আর প্রয়োজন নেই।

যখন আপনি এমন কিছু খুঁজে পাবেন যা মুছতে চান, তখন ফাইলটির উপর রাইট-ক্লিক করে "মুভ টু ট্র্যাশ" (Move to Trash ) নির্বাচন করুন। দ্রুত প্রক্রিয়াকরণের জন্য আপনি একবারে একাধিক ফাইল নির্বাচন করতে পারেন। এছাড়াও, আপনার আর প্রয়োজন নেই এমন নির্দিষ্ট ফোল্ডার বা ফাইলের ধরন খুঁজে পেতে আপনি ড্রাইভের সার্চ বার ব্যবহার করতে পারেন ।

এই গুরুত্বপূর্ণ বিষয়টি লক্ষ্য করুন: ড্রাইভের ট্র্যাশে পাঠানো ফাইলগুলো জায়গা দখল করে রাখে যতক্ষণ না আপনি তা খালি করছেন। এই পরিষ্কারকরণ প্রক্রিয়াটি কার্যকর হয়েছে কিনা তা নিশ্চিত করতে, ড্রাইভের "ট্র্যাশ" বিভাগে যান, সেখানে পুনরুদ্ধার করার মতো কিছু নেই তা দেখে নিন এবং "এমটি ট্র্যাশ" (Empty Trash ) এ ক্লিক করুন । সেই মুহূর্ত থেকে, ফাইলগুলো স্থায়ীভাবে মুছে যাবে এবং জায়গাটি খালি হয়ে যাবে।

আপনি যদি একসাথে অনেকগুলো ফাইল ডিলিট করেন, তাহলে স্টোরেজ স্পেস আপডেট হতে কিছুটা সময় লাগতে পারে । স্টোরেজ কাউন্টারটি সঙ্গে সঙ্গে কমে না আসাটা স্বাভাবিক; সিস্টেমকে কিছুটা সময় দিন।

Gmail-এ সবচেয়ে বেশি জায়গা দখল করে এমন ইমেলগুলি খুঁজুন এবং মুছুন।

জিমেইলে সাধারণত মেসেজগুলো নয়, বরং বড় আকারের অ্যাটাচমেন্টগুলোই (যেমন ভিডিও, প্রেজেন্টেশন, একাধিক পৃষ্ঠার পিডিএফ, উচ্চ রেজোলিউশনের ছবি ইত্যাদি) সবচেয়ে বেশি জায়গা দখল করে। দ্রুত জায়গা খালি করার অন্যতম কার্যকর উপায় হলো এই ইমেলগুলো পরিষ্কার করা।

জিমেইলে ফাইলের আকার অনুযায়ী সাজানোর কোনো বাটন নেই, তবে অ্যাডভান্সড সার্চ ব্যবহার করে ফাইলের আকার অনুযায়ী ফিল্টার করার সুবিধা রয়েছে । জিমেইল খুলুন এবং অ্যাডভান্সড অপশনগুলো অ্যাক্সেস করতে সার্চ বারের ডানদিকে থাকা নিচের দিকে মুখ করা তীরচিহ্নে ক্লিক করুন।

যে উইন্ডোটি খুলবে, সেখানে "Size" ফিল্ডটি খুঁজুন। সেখানে আপনি নির্দিষ্ট করে দিতে পারেন যে আপনি শুধু একটি নির্দিষ্ট আকারের (যেমন, 10 MB বা 15 MB) চেয়ে বড় ইমেলগুলোই দেখতে চান । "Search"-এ ক্লিক করুন এবং Gmail আপনাকে সেই সীমা অতিক্রমকারী সমস্ত বার্তা দেখাবে, সাধারণত যেগুলোতে বড় আকারের অ্যাটাচমেন্ট থাকে।

আপনি সার্চ অপারেটর ব্যবহার করে আরও দ্রুত একই কাজ করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি সার্চ বারে larger:10M টাইপ করেন , তাহলে Gmail ১০ মেগাবাইটের চেয়ে বড় সমস্ত ইমেল তালিকাভুক্ত করবে। যদি ৫০ মেগাবাইট দিয়ে কিছু না আসে, তাহলে ১০ মেগাবাইট বা এমনকি ৫ মেগাবাইট দিয়ে চেষ্টা করুন যতক্ষণ না আপনি সবচেয়ে বেশি বড় ইমেল থাকা পরিসরটি খুঁজে পান।

একবার বার্তাগুলো আপনার সামনে চলে এলে, আপনার অপ্রয়োজনীয়গুলো নির্বাচন করে মুছে ফেলুন । যদি আপনি কমান্ডটি মনে না রেখেই সময়ে সময়ে এই কাজটি পুনরাবৃত্তি করতে চান, তাহলে আপনি আপনার ব্রাউজারে https://mail.google.com/mail/u/#search/size:10M (যেখানে 10M-এর জায়গায় আপনার পছন্দের সাইজ বসাবেন) এর মতো একটি URL দিয়ে একটি বুকমার্ক তৈরি করতে পারেন।

আপনার আর প্রয়োজন নেই এমন পুরনো ইমেল মুছে ফেলুন

শুধু অ্যাটাচমেন্টগুলোই যে জায়গা দখল করে তা নয়; বছরের পর বছর ব্যবহারের ফলে এমন হাজার হাজার ইমেলও জমা হয় যেগুলোর আর কোনো প্রয়োজন নেই : যেমন সোশ্যাল মিডিয়ার নোটিফিকেশন, নিউজলেটার, এমন সব সার্ভিসের অ্যালার্ট যা আপনি আর ব্যবহার করেন না... বয়স অনুযায়ী পরিষ্কার করাও আরেকটি খুব কার্যকর কৌশল।

এটি করার জন্য, আবার জিমেইলের অ্যাডভান্সড সার্চ ব্যবহার করুন, যেটি আপনি সার্চ বারের পাশের অ্যারোতে ক্লিক করে অ্যাক্সেস করতে পারবেন। যে উইন্ডোটি খুলবে, সেখানে 'Date range' ফিল্ডটি খুঁজুন । আপনি একটি নির্দিষ্ট তারিখ বেছে নিয়ে জিমেইলকে সেই তারিখের আগে পাঠানো ইমেলগুলো দেখাতে বলতে পারেন।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি নির্দিষ্ট শেষ তারিখ নির্ধারণ করে চলতি বছর বা পূর্ববর্তী বছরগুলোতে প্রাপ্ত সবকিছু দেখানোর নির্দেশ দিতে পারেন। এর মাধ্যমে আপনি খুব পুরোনো বার্তাগুলোও খুঁজে বের করতে পারবেন , যেগুলো সম্ভবত আপনার আর রাখার প্রয়োজন নেই।

আপনি যদি অপারেটর ব্যবহারে স্বচ্ছন্দ হন, তাহলে আপনি before:2021/01/01-এর মতো সার্চ টাইপ করে , ধরা যাক, জানুয়ারি ২০২১-এর আগের সবকিছু দেখতে পারেন। একইভাবে, আপনি তারিখের সাথে সাইজ যুক্ত করতে পারেন; যেমন larger:5M before:2022/01/01 ব্যবহার করে বড় কিন্তু পুরোনো অ্যাটাচমেন্ট খুঁজে বের করতে পারেন।

যখন আপনার স্ক্রিনে পুরোনো ইমেলগুলো আসবে, তখন দ্রুত সেগুলো দেখে নিন এবং যা রাখতে চান না তা মুছে ফেলুন । সবকিছু মুছে ফেলতে যদি দ্বিধা বোধ করেন, তবে ব্যাংক, চুক্তি বা আইনি বিষয় সম্পর্কিত গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলো বাদ দিতে পারেন।

মনে রাখবেন, আপনি ট্র্যাশে যা কিছু পাঠাবেন, তা খালি না করা পর্যন্ত জায়গা দখল করে থাকবে । এটি সঠিকভাবে কীভাবে করতে হয়, তা আমরা পরে দেখব।

স্প্যাম, ট্র্যাশ এবং অন্যান্য ফোল্ডার যা জায়গা দখল করে

অনেকে মনে করেন যে স্প্যাম বা ট্র্যাশে থাকা মেসেজগুলো গণ্য হয় না, কিন্তু জিমেইলে সংরক্ষিত সব মেসেজই জায়গা দখল করে , সেগুলো যেখানেই থাকুক না কেন। আপনি যদি এই ফোল্ডারগুলো কখনো ব্যবহার নাও করে থাকেন, তবুও সেখানে আপনার হাজার হাজার ভুলে যাওয়া ইমেইল থাকতে পারে।

এই বিভাগগুলিতে প্রবেশ করতে, Gmail সাইডবার মেনুতে 'More'-এ ক্লিক করুন (যদি আপনি সেগুলি সঙ্গে সঙ্গে দেখতে না পান)। 'Spam' এবং 'Trash ' সহ অতিরিক্ত ফোল্ডারগুলি দেখা যাবে। প্রথমে, 'Spam'-এ যান এবং একবারে এটি খালি করতে 'Delete all spam messages now'- এ ক্লিক করুন । আপনি চাইলে, শুধুমাত্র কিছু বার্তা নির্বাচন করে মুছে ফেলতে পারেন।

এরপর, 'ট্র্যাশ' ফোল্ডারে যান । এখানে আপনি সম্প্রতি ডিলিট করা সবকিছু দেখতে পাবেন। জিমেইল ৩০ দিন পর এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডিলিট করে দেয়, কিন্তু আপনার যদি এখনই জায়গার প্রয়োজন হয়, তাহলে আপনি 'এমটি ট্র্যাশ নাউ ' (Empty Trash now) -এ ক্লিক করতে পারেন। এটি মেসেজগুলো স্থায়ীভাবে ডিলিট করে দেবে এবং জায়গা খালি করে দেবে।

অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন যে, একবার ট্র্যাশ খালি করে দিলে আপনি সেই ইমেলগুলো আর পুনরুদ্ধার করতে পারবেন না । কোনো ইমেল সম্পর্কে আপনার কোনো প্রশ্ন থাকলে, সেটি ট্র্যাশে রেখে দিন এবং এক মাস পর তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে যাবে।

এই একই যুক্তি অন্যান্য পরিষেবার ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য: গুগল ফটোস, ড্রাইভ, বা এমনকি কিছু মোবাইল ফোনের ব্যাকআপেও, আপনি ট্র্যাশ খালি না করা পর্যন্ত এটি জায়গা পুনরায় ব্যবহার করতে থাকে । মাঝে মাঝে এটি পরীক্ষা করে দেখা একটি ভালো অভ্যাস।

জায়গা খালি করতে Google Photos-এ ফটো এবং ভিডিও পরিষ্কার করুন

ছবি জায়গা নেয়, কিন্তু ভিডিওগুলো প্রচুর গিগাবাইট খরচ করে । আপনি যদি ঘন ঘন স্বয়ংক্রিয় ব্যাকআপ নেন, তাহলে মাত্র চার-পাঁচটি দীর্ঘ ভিডিওর কারণেই আপনার স্টোরেজ কোটার একটি বড় অংশ ব্যবহৃত হয়ে যেতে পারে।

দ্রুত খুঁজে পেতে, https://photos.google.com/search/_tv_video -এ যান । সেখানে আপনি আপনার ভিডিওগুলো সাজানো দেখতে পাবেন এবং আপনার অপ্রয়োজনীয়গুলো বেছে নিতে পারবেন। একবার বেছে নেওয়া হয়ে গেলে, সেগুলোকে ফটো ট্র্যাশে পাঠাতে 'ডিলিট' বাটনে ক্লিক করুন।

এছাড়াও একটি কম পরিচিত বিভাগ রয়েছে: https://photos.google.com/unsupportedvideos । এই পৃষ্ঠাটি এমন ভিডিওগুলি দেখায় যেগুলিকে গুগল ফটোস সামঞ্জস্যপূর্ণ হিসাবে স্বীকৃতি দেয় না এবং তাই সেগুলি সাধারণ অনুসন্ধানে প্রদর্শিত হয় না। যদিও সেগুলি আপনার অ্যালবামে প্রদর্শিত হয় না, তবুও সেগুলি স্টোরেজের জায়গা দখল করে । সেগুলি পর্যালোচনা করুন এবং আপনার যা প্রয়োজন নেই তা মুছে ফেলুন।

ভিডিও ছাড়াও, আপনি গুগল ফটোজ-এর সার্চ বা এক্সপ্লোর ট্যাব ব্যবহার করে এমন সব ছবির গ্রুপ খুঁজে বের করতে পারেন যেগুলো পরিমার্জন করা প্রয়োজন: যেমন স্ক্রিনশট, ঝাপসা ছবি, ডুপ্লিকেট ছবি, অন্য কোথাও আগে থেকে সেভ করে রাখা ডকুমেন্টের ছবি ইত্যাদি। এছাড়া, আপনি আপনার পুরোনো ছবিগুলো স্ক্রল করে দেখতে পারেন এবং যা কিছু স্পষ্টতই অপ্রয়োজনীয়, তা মুছে ফেলতে পারেন।

একবার পরিষ্কার করা হয়ে গেলে, গুগল ফটোজ-এর "ট্র্যাশ" বিভাগে যান এবং ফটো ও ভিডিওগুলো মুছে ফেলতে চান কিনা তা নিশ্চিত করুন। তারপর "ট্র্যাশ খালি করুন " বিকল্পে ট্যাপ করুন। সেই মুহূর্ত থেকে, ওই আইটেমগুলো স্থায়ীভাবে মুছে যাবে এবং সেগুলোর দখল করা জায়গা খালি হয়ে যাবে। আপনি যদি একবারে শত শত বা হাজার হাজার ফটো মুছে ফেলেন, তবে স্টোরেজ কাউন্টারটি সামঞ্জস্য হতে কিছুটা সময় লাগা স্বাভাবিক ।

স্টোরেজ ম্যানেজ এবং খালি করতে Google One ব্যবহার করুন

গুগল ওয়ান মানে শুধু বেশি স্টোরেজ স্পেসের জন্য অর্থ প্রদান করাই নয়, এটি একটি অত্যন্ত সুবিধাজনক স্টোরেজ ম্যানেজারও প্রদান করে যা আপনাকে জিমেইল, ড্রাইভ এবং ফটোস-এ থাকা অপ্রয়োজনীয় কন্টেন্ট খুঁজে বের করতে ও মুছে ফেলতে সাহায্য করে।

আপনার কম্পিউটার থেকে one.google.com- এ যান এবং "স্টোরেজ" বিভাগে প্রবেশ করুন । সেখানে আপনি "আপনার স্থান পুনরুদ্ধার করুন" বা "অ্যাকাউন্টের স্থান খালি করুন" নামে একটি বিভাগ দেখতে পাবেন। ক্লিনারটি অ্যাক্সেস করতে এটিতে ক্লিক করুন।

সিস্টেমটি আপনাকে ডিলিট করার মতো বিভিন্ন ক্যাটাগরির কন্টেন্ট দেখাবে, যেমন: বড় ফাইল, ট্র্যাশে থাকা আইটেম, স্প্যাম ইমেল, বড় অ্যাটাচমেন্ট এবং ঝাপসা ছবি ইত্যাদি। আপনি প্রতিটি ক্যাটাগরিতে প্রবেশ করে কী ডিলিট করতে চান তা বেছে নিতে পারেন। ফাইলের ধরনের ওপর নির্ভর করে, আপনি সাইজ, তারিখ বা ধরন অনুযায়ী সাজানোর অপশন পাবেন।

গুগল ফটোজের ক্ষেত্রে, মুছে ফেলার আগে যদি আপনি কিছু সংরক্ষণ করতে চান, তবে একটি স্থানীয় কপি সংরক্ষণ করতে "ডাউনলোড" ট্যাপ করতে পারেন । সবকিছু পর্যালোচনা করার পর, আপনার অপ্রয়োজনীয় আইটেমগুলো নির্বাচন করুন এবং "স্থায়ীভাবে মুছে ফেলুন" (অথবা ফটোজের ক্ষেত্রে "ট্র্যাশে সরান") এ ক্লিক করুন। নিশ্চিত করার পর, জায়গা খালি হতে শুরু করবে।

গুগল ওয়ানের আরেকটি সুবিধা হলো, এটি সমস্ত পরিষেবা জুড়ে স্টোরেজের তথ্য কেন্দ্রীভূত করে এবং সাধারণ সমস্যাগুলোর সমাধান সহজ করে তোলে, যেমন কোনো কিছু ডিলিট করার পর বা বড় প্ল্যানে আপগ্রেড করার পর স্টোরেজ সঙ্গে সঙ্গে না বাড়া।

গুগলে জায়গা শেষ হয়ে গেলে কী হয়?

আপনার কোটা শেষ হয়ে গেলে (সেটা বিনামূল্যের ১৫ জিবি হোক বা গুগল ওয়ার্কস্পেস/গুগল ওয়ান কোটা), আপনার ফাইলগুলো মুছে যায় না, কিন্তু জায়গা খালি না করা পর্যন্ত বা আপনার প্ল্যান আপগ্রেড না করা পর্যন্ত অনেক ফিচার ব্লক হয়ে যায় ।

জিমেইলে আপনি আর ইমেল পাঠাতে বা গ্রহণ করতে পারবেন না। আপনার কাছে পাঠানো বার্তাগুলো প্রেরকের কাছে ফেরত আসবে এবং আপনার মেইলবক্স পূর্ণ থাকার একটি বিজ্ঞপ্তি দেখাবে। গুগল ড্রাইভে আপনি ডকস, শিটস, স্লাইডস, ফর্মস, ড্রয়িংস বা ভিডিওস-এ নতুন ফাইল আপলোড করতে বা নতুন ডকুমেন্ট তৈরি করতে পারবেন না। এছাড়াও, আপনার শেয়ার করা ফাইলগুলো অন্য কেউ আর সম্পাদনা বা কপি করতে পারবে না।

গুগল ফটোসে স্বয়ংক্রিয় ব্যাকআপ বন্ধ হয়ে যাবে: আপনার অ্যাকাউন্টে পুনরায় পর্যাপ্ত জায়গা না হওয়া পর্যন্ত কোনো নতুন ছবি বা ভিডিও সেভ হবে না । ইতিমধ্যে আপলোড করা সবকিছু সংরক্ষিত থাকবে, কিন্তু নতুন কিছু যোগ করা হবে না।

এই পরিস্থিতি থেকে বেরিয়ে আসার জন্য আপনার কাছে দুটি উপায় আছে: কন্টেন্ট ডিলিট করে জায়গা খালি করা (যেমনটা আমরা ব্যাখ্যা করছি) অথবা গুগল ওয়ানের মাধ্যমে আরও স্টোরেজ কেনা । আপনি যদি আপনার প্ল্যান পরিবর্তন করার সিদ্ধান্ত নেন, তাহলে মনে রাখবেন যে নতুন লিমিটটি পুরানোটিকে প্রতিস্থাপন করে, এর সাথে যুক্ত হয় না; উদাহরণস্বরূপ, ১০০ জিবি থেকে ২০০ জিবিতে গেলে আপনার নতুন মোট লিমিট হবে ২০০ জিবি।

আপনার প্ল্যান পরিবর্তন করার পর, নতুন স্পেসটি দেখা যেতে ২৪ ঘণ্টা পর্যন্ত সময় লাগা স্বাভাবিক । এই সময়ের পরেও যদি এটি আপডেট না হয়, তবে সাইন আউট করে আবার সাইন ইন করার চেষ্টা করুন, একটি ইনকগনিটো উইন্ডো ব্যবহার করুন, অথবা অন্য কোনো ব্রাউজার (ক্রোম, এজ, ফায়ারফক্স, ইত্যাদি) ব্যবহার করে দেখুন। আইফোন এবং আইপ্যাডের ক্ষেত্রে, কখনও কখনও শুধু গুগল ওয়ান অ্যাপটি বন্ধ করে আবার খুললেই সমস্যার সমাধান হয়ে যায়।

স্টোরেজ প্ল্যান এবং সাবস্ক্রিপশনের ব্যবস্থাপনা

আপনি যদি ওয়েব বা অ্যান্ড্রয়েড ডিভাইস থেকে গুগল ওয়ান প্ল্যান কিনে থাকেন, তাহলে আপনার সাবস্ক্রিপশন পরিচালনা করার পদ্ধতিটি অ্যাপল অ্যাপ স্টোর থেকে কেনার পদ্ধতির মতো হুবহু একই নয় । আপনার প্ল্যান পরিবর্তন বা বাতিল করার সময় বিভ্রান্তি এড়াতে এই বিষয়টি বোঝা জরুরি।

আপনি যখন ওয়েবের মাধ্যমে গুগল ওয়ান-এর জন্য সাইন আপ করেন, তখন সরাসরি one.google.com-এ গিয়ে আপনার প্ল্যান পরিবর্তন বা বাতিল করতে পারেন । "সেটিংস"-এ যান এবং "সাবস্ক্রিপশন প্ল্যান পরিবর্তন করুন" বা "সাবস্ক্রিপশন বাতিল করুন" বিকল্পটি খুঁজুন। সেখানে আপনি একটি নতুন স্টোরেজ সীমা (মাসিক বা বার্ষিক) বেছে নিতে পারেন অথবা পরিষেবাটি বাতিল করতে পারেন।

আপনি যদি একটি আইফোন বা আইপ্যাড থেকে আপনার সাবস্ক্রিপশন পরিচালনা করতে চান, তাহলে আপনাকে অ্যাপ স্টোর থেকেই প্ল্যানটি কিনতে হবে । যদি আপনি এটি অনলাইনে কিনে থাকেন, তাহলে আপনি iOS অ্যাপ থেকে এটি পরিবর্তন করতে পারবেন না; আপনাকে প্রথমে অনলাইনে এটি বাতিল করতে হবে এবং তারপর সেখান থেকে এটি পরিচালনা করার জন্য অ্যাপ স্টোর থেকে একটি নতুন প্ল্যান কিনতে হবে।

এছাড়াও, আপনি সঠিক অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করছেন কিনা তা পুনরায় যাচাই করে নিন: আপনার প্রাথমিক ইমেল অ্যাকাউন্ট ছাড়া অন্য কোনো অ্যাকাউন্টে গুগল ওয়ান প্ল্যানের জন্য অর্থ প্রদান করা তুলনামূলকভাবে সহজ । যদি আপনি আপনার কার্ডে চার্জটি দেখতে পান কিন্তু স্টোরেজটি আপনার প্রত্যাশিত স্থানে না থাকে, তবে পরীক্ষা করে দেখুন আপনি একই সময়ে একাধিক অ্যাকাউন্ট দিয়ে সাইন ইন করেছেন কিনা এবং প্রয়োজনে, ভুল অ্যাকাউন্টের প্ল্যানটি বাতিল করে সঠিক অ্যাকাউন্টে আবার সাইন আপ করুন।

সবশেষে, মনে রাখবেন যে আপনার যদি প্রচারমূলক স্টোরেজ থাকে (উদাহরণস্বরূপ, কোনো ডিভাইস কেনার ফলে) , তাহলে প্ল্যান পরিবর্তন করলেও সেই অতিরিক্ত স্টোরেজ থেকে যাবে, যতক্ষণ পর্যন্ত প্রচারটি বৈধ থাকে।

WhatsApp ব্যাকআপ এবং অন্যান্য জিনিস যা আপনার নজরে না পড়েই জায়গা দখল করে

আপনি যদি অ্যান্ড্রয়েড ফোন ব্যবহার করেন, তাহলে আপনার অজান্তেই হোয়াটসঅ্যাপ ব্যাকআপগুলো আপনার গুগল স্টোরেজের একটি উল্লেখযোগ্য অংশ দখল করে নিতে পারে ।

Google One অ্যাপ থেকে সেগুলি পর্যালোচনা করতে, আপনার ফোনে অ্যাপটি খুলুন, "স্টোরেজ" ট্যাবে যান এবং "অ্যাকাউন্টের জায়গা খালি করুন "-এ ট্যাপ করুন। সেখানে, "অন্যান্য আইটেম মুছুন" বিভাগে, আপনি WhatsApp- এর জন্য একটি নির্দিষ্ট বিভাগ দেখতে পাবেন । সেখান থেকে, আপনি একটি ব্যাকআপ নির্বাচন করে "ব্যাকআপ মুছুন "-এ ট্যাপ করতে পারেন ।

আপনি যদি আপনার ব্রাউজার থেকে এটি করতে পছন্দ করেন, তাহলে one.google.com/backup/management/whatsapp -এ যান । সেখানে আপনি বিদ্যমান ব্যাকআপগুলো দেখতে পাবেন এবং প্রতিটির পাশে "ডিলিট ব্যাকআপ" বাটনটি থাকবে। আপনি ব্যাকআপটি ডিলিট করে দিলেও, যদি অ্যাপের সেটিংসে ফিচারটি চালু করা থাকে, তাহলে WhatsApp ভবিষ্যতে নতুন ব্যাকআপ তৈরি করতে পারবে ।

আপনার গুগল অ্যাকাউন্টে থাকা অন্য কোনো ব্যাকআপও (যেমন, পুরোনো ডিভাইসের) পরীক্ষা করে দেখুন। যে ফোনগুলো আপনি আর ব্যবহার করেন না, সেগুলোর ব্যাকআপ মুছে দিয়ে কতটা জায়গা পুনরুদ্ধার করা যায় তা দেখে আপনি প্রায়শই অবাক হবেন ।

আপনি যদি গুগল ওয়ান ফ্যামিলি প্ল্যানের সাথে স্টোরেজ শেয়ার করেন, তবে মনে রাখবেন যে পরিবারের সকল সদস্য একই পরিমাণ স্টোরেজ ব্যবহার করেন । যদি কেউ প্রয়োজনের চেয়ে বেশি ব্যবহার করে, তবে আপনাকে সেই ব্যক্তির সাথে সমন্বয় করতে হবে, অথবা, আপনি যদি ফ্যামিলি গ্রুপের অ্যাডমিন হন, তবে প্রত্যেক সদস্যের ব্যবহার পর্যালোচনা করে যৌথভাবে স্টোরেজ পরিষ্কার করার বিষয়ে একমত হতে হবে।

জিমেইল যাতে আবার এত তাড়াতাড়ি পূরণ না হয় তার জন্য সেরা অনুশীলনগুলি

একবার বড়সড় পরিষ্কারের কাজটা করে ফেলার পর, আসল গুরুত্বপূর্ণ অংশটি আসে: দুই দিনের মধ্যে জায়গাটি যাতে আবার ভরে না যায় তা নিশ্চিত করা । কয়েকটি সাধারণ অভ্যাসের মাধ্যমে আপনি আপনার অ্যাকাউন্টকে আরও অনেক বেশি দিন সুস্থ রাখতে পারেন।

প্রথমত, গুরুত্বপূর্ণ অ্যাটাচমেন্টগুলো জিমেইলের বাইরে সংরক্ষণ করার অভ্যাস গড়ে তুলুন । কোনো ফাইল গুরুত্বপূর্ণ হলে, সেটি ডাউনলোড করে গুগল ড্রাইভে (বা অন্য কোনো ক্লাউড স্টোরেজ সার্ভিসে) আপলোড করুন, অথবা একটি এক্সটার্নাল হার্ড ড্রাইভে রাখুন। বড় ফাইলগুলোর জন্য ইমেইলকে স্থায়ী স্টোরেজ হিসেবে ব্যবহার করলে আপনার গিগাবাইট ভরে যাওয়ার সম্ভাবনা থাকে।

আরেকটি কার্যকর উপায় হলো সেইসব নিউজলেটার এবং সাবস্ক্রিপশন থেকে আনসাবস্ক্রাইব করা, যেগুলো থেকে আপনার আর কোনো উপকার হয় না। আপনি যে নিউজলেটারগুলো পড়েন না, সেগুলো হলো ইমেইলের এক অবিরাম প্রবাহ যা কেবল আপনার কাজে বাধা সৃষ্টি করে। অনেক মেসেজেই একটি আনসাবস্ক্রাইব লিঙ্ক থাকে; এটি করতে কয়েক মিনিট সময় নিলে আপনি মাসে শত শত ইমেইল থেকে বাঁচতে পারেন।

এছাড়াও, Gmail আপনাকে লেবেল এবং ক্যাটাগরি (“প্রাইমারি”, “সোশ্যাল”, “প্রমোশন”, “নোটিফিকেশন”, “ফোরাম”, ইত্যাদি) ব্যবহার করে আপনার ইনবক্সকে আরও ভালোভাবে গুছিয়ে নিতে সাহায্য করে। এগুলো নিজে থেকে জায়গা খালি করে না, কিন্তু এর ফলে অপ্রয়োজনীয় ইমেইলের গ্রুপ (যেমন, পুরোনো প্রমোশন) শনাক্ত করা এবং কোনো চিন্তা ছাড়াই একসাথে সেগুলো ডিলিট করে দেওয়া সহজ হয়।

যখন আপনি কোনো ইমেল সংরক্ষণ করতে চান কিন্তু সেটি আপনার ইনবক্সে দেখতে চান না, তখন "আর্কাইভ" বিকল্পটি ব্যবহার করুন । বার্তাটি মূল ভিউ থেকে "অল ইনবক্স"-এ চলে যাবে এবং আপনি পরে সার্চ ফাংশন ব্যবহার করে এটি খুঁজে নিতে পারবেন, যা আপনার দৈনন্দিন কাজকে ব্যাহত করবে না। তবে, আর্কাইভ করলে স্টোরেজ স্পেস সাশ্রয় হয় না: ইমেলটি আগের মতোই জায়গা নেয় , কিন্তু অন্তত সবকিছু আরও গোছানো থাকবে।

অবশেষে, মাঝে মাঝে (যেমন, মাসে একবার) কিছু সময় আলাদা করে রাখুন এবং কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ সার্চ পুনরায় করুন: larger:10M , একটি নির্দিষ্ট তারিখের চেয়ে পুরোনো ইমেল, স্প্যাম ও ট্র্যাশ পরিষ্কার করা, ড্রাইভ এবং গুগল ফটোজের ট্র্যাশ চেক করা… এই সহজ রুটিনটির মাধ্যমে, আপনি আপনার স্টোরেজ লিমিটে পৌঁছানো এড়াতে পারবেন এবং সম্পূর্ণ নিশ্চিন্তে জিমেইল ও বাকি পরিষেবাগুলো ব্যবহার চালিয়ে যেতে পারবেন।

এই সম্মিলিত কৌশলগুলো অনুসরণ করে—যেমন সবচেয়ে বেশি জায়গা কী দখল করছে তা শনাক্ত করা, ড্রাইভের বড় ফাইলগুলো পরিষ্কার করা, ভারী অ্যাটাচমেন্টসহ ইমেল মুছে ফেলা, স্প্যাম ও ট্র্যাশ খালি করা, ছবি ও ভিডিও পর্যালোচনা করা, গুগল ওয়ান ম্যানেজার খতিয়ে দেখা, এবং ব্যাকআপ ও সাবস্ক্রিপশন সমন্বয় করা— সত্যিকারের গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলো বাদ না দিয়েই এবং অপ্রয়োজনীয়ভাবে অতিরিক্ত স্টোরেজ কিনতে বাধ্য না হয়েই জিমেইল ও আপনার গুগল অ্যাকাউন্টে বেশ খানিকটা জায়গা পুনরুদ্ধার করা পুরোপুরি সম্ভব।